Entwerfen eines Portfolio-Kanban-Boards

Wie läuft es heute mit Ihrem Portfolio? Wissen Sie, wie es mit den einzelnen Projekten steht? Welche davon wurden begonnen? Welche wurden gestoppt? Liefern die Projekte so schnell wie möglich Wert? Konzentrieren die Teams ihre Energie stets auf die höchsten Prioritäten? Stellen Sie gerade ausreichende Informationen bereit, um stetig voranzuschreiten, ohne Zeit und Ressourcen zu vergeuden?

Für die meisten Portfolios lassen sich diese Fragen häufig nicht so einfach beantworten. Indem Sie ein (oder zwei) Portfolio-Kanban verwenden, können Sie den Fluss Ihres Portfolios optimieren. Sie können Arbeiten mit höherem Wert schneller liefern, indem Sie die Energie des Teams auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren.

Kanban-Systeme funktionieren so gut, weil sie so einfach sind. Im Wesentlichen ist ein Kanban-System nur ein visuelles Board, also eine Tafel, das zum Verwalten des Arbeitsablaufs verwendet wird. Zahlreiche Softwareteams verwenden Kanban-Boards, um ihre Prozesse zu verwalten. Sie können das gleiche Konzept auch auf Portfolioebene verwenden.

Was können Sie über dieses Portfolio sagen, wenn Sie sich sein Board ansehen?

  • Welche Projekte wurden begonnen? Welche warten noch?
  • Gibt es einen Engpass im System? Welche Spalte ist die langsamste?
  • Sollten Discovery-Arbeiten fortgesetzt werden? Müssen für dieses Portfolio weitere Analysen durchgeführt werden?

Das schnelle Visualisieren des aktuellen Zustands Ihres Portfolios bietet so viel Wert. Betrachten Sie diese beiden Aktionen, um noch mehr Wert zu erzielen:

  • Wenn Sie die Arbeiten beschränken, die gerade durchgeführt werden, können Arbeiten mit höherem Wert schneller erledigt werden.
  • Indem Elemente erst dann abgerufen werden, wenn sie zur Bearbeitung bereit sind (anstatt umfangreiche Inventare von Arbeiten zu erstellen), reduziert sich die Verschwendung von Zeit und Ressourcen.

Entwerfen eines Portfolio-Kanban

Agile Unternehmen können Kanban-Systeme auf vielen verschiedenen Ebenen verwenden. So kann ein Initiativen-Kanban zum Beispiel Ausgangspunkt für ein Funktions-Kanban sein, das dann wiederum Grundlage eines Kanban auf Story-Ebene ist:

Nachfolgend sind einige Kanbans aufgeführt, die Sie für Ihre ersten Schritte mit Kanban-Boards heranziehen können:

Ein Kanban voller Initiativen oder Projekte

Wenn Sie Kanban bisher noch nicht zur Verwaltung eines Portfolios verwendet haben, empfehlen wir Ihnen, zunächst auf der Initiativenebene (Projektebene) zu arbeiten. In CA Agile Central ist eine Initiative ein Satz von Arbeiten mit klaren Erfolgskriterien, die in der Regel in einigen Monaten abgeschlossen werden können. Eine Initiative kann von einem oder mehreren Teams abgeschlossen werden, wobei Software möglicherweise in einigen Inkrementen veröffentlicht wird. Jedes Entwicklungsteam möchte wahrscheinlich sein eigenes Kanban-Board haben.

Die wichtigsten Vorteile der Verwendung von Kanban auf Initiativenebene:

  • Die meisten Organisationen machen langsamer Fortschritte, als sie könnten, da sie an zu vielen Projekten gleichzeitig arbeiten. Ein Kanban auf dieser Ebene kann dabei helfen, dieses Problem zu lösen.
  • Wenn Sie ständig mit dem Ressourcenmanagement beschäftigt sind und versuchen, Projekte am Laufen zu halten, können Sie dies deutlich vereinfachen, indem Sie die Initiativen-WIP (Work in Progress,die gerade ausgeführten Arbeiten) verwalten.

Ein Kanban voller Funktionen oder Verbesserungen

Wenn Sie häufig Releases veröffentlichen, wie wir dies bei CA Agile Central tun, nützt Ihnen möglicherweise eine zusätzliche Kanban-Ebene unter der Initiative, um den Enablement-Prozess für jede marktfähige Funktion zu verfolgen. Unten sehen Sie einen Ausschnitt des Boards, das wir bei CA Agile Central verwenden:

Organisationen, die Kanbans auf dieser Ebene verwenden, haben Folgendes festgestellt:

  • Es ist viel einfacher zu sehen, was bald veröffentlicht wird.  
  • Wenn Ihre Teams Funktionen häufig (täglich oder wöchentlich) für ein SaaS- oder IT-System veröffentlichen, kann diese Kanban-Ebene sie dabei unterstützen nachzuverfolgen, welche Funktionen für verschiedene Gruppen von Benutzern aktiviert sind.
  • Enablement-Aktivitäten, wie z. B. die Dokumentation, Schulungen und Marketing, können hinsichtlich der Verfügbarkeit von Funktionen gesteuert werden, und müssen nicht mehr zusammengefasst als Batch erfolgen.
  • Die Transparenz der Funktionen in frühen Phasen macht es einfacher, externe Aktivitäten nach dem "Just-in-Time"-Prinzip zu planen. Wenn eine neue Funktion beispielsweise eine Änderung der Preisgestaltung oder einer Website mit sich bringt, kann dieses Board hilfreich sein, diesen Prozess zum richtigen Zeitpunkt zu beginnen.

Ein Kanban voller Implementierungs-, Inhalts- oder Professional-Services-Projekte

Was haben die Entwicklung im Bereich medizinischer Forschung und von Videospielen gemeinsam? Beide können die eigenständige Entwicklung eines Kernmoduls und einer Implementierung umfassen.  

Im medizinischen Bereich können Studien möglicherweise von einer Professional-Services-Gruppe innerhalb von ein paar Wochen eingerichtet werden.

Was die Entwicklung von Videospielen betrifft, müssen nach dem Erstellen des Spielemoduls zahlreiche wiederholbare Schritte auf umfangreichen Inhalt angewendet werden, z. B. Animationen, Sounds usw.

Ein Kanban-System auf dieser Ebene kann Sie dabei wie folgt unterstützen:

  • Sie können die Geschwindigkeit erhöhen, mit der Inhalte oder Studien abgeschlossen werden.
  • Sie können den Koordinationsaufwand reduzieren, indem Sie umständliches Projektmanagement durch ein einfaches Pull-System ersetzen.

Erste Schritte

Beim Einrichten Ihres Portfolio-Kanban müssen Sie drei wichtige Punkte berücksichtigen:

  • Spalten auf dem Board
  • Richtlinien, die erfüllt werden müssen, damit Elemente fortschreiten können
  • Meetingkadenz zum Arbeiten mit dem Board

Um einen schnellen Einstieg in Ihr Portfolio-Kanban zu erhalten, versammeln Sie einige wichtige Leiter des Produktmanagement-Teams oder PMO.   

Ermitteln der ersten Spalten

Führen Sie ein Brainstorming zu allen Initiativen durch, die gerade in Bearbeitung sind. Zum Beispiel zu Projekten, für die Folgendes gilt:

  • Sie befinden sich im aktiven Wartungsmodus.
  • Sie wurden gerade geliefert.
  • Sie sind kurz davor, geliefert zu werden.
  • Sie werden gerade getestet oder Fehler werden behoben.
  • Sie sind zum Großteil fertig, aber es wird noch auf eine spezielle Ressource gewartet.
  • Sie befinden sich im Wartezustand oder sind verzögert.
  • Sie schreiten vollständig fort.
  • Sie befinden sich in einer früheren Phase der Erkundung.
  • Das Team wendet Energie für sie auf, wobei Sie jedoch nicht sicher sind, ob es sich lohnt, sie weiter zu verfolgen.
  • Sie werden nebenbei oder "unter dem Tisch" erledigt.

Diese Aktivität lässt sich sehr gut mit Klebezetteln an der Wand durchführen. Wenn Sie denken, dass Sie fast alle aktiven Projekte aufgelistet haben, beginnen Sie damit, die Projekte zu gruppieren, die sich anscheinend in einem ähnlichen Zustand befinden.  

Diese Zustände sind die ersten Spalten auf Ihrem Kanban-Board. Bei CA Agile Central haben wir sechs Zustände auf unserem Initiativen-Board: "Backlog", "Initial Customer Validation" (Anfängliche Kundenvalidierung), "Assessing" (Auswertung), "Ready" (Bereit), "Building" (Erstellen) und "Collecting Evidence" (Beweise sammeln).

Kanban-Coaches von CA Agile Central arbeiten vor Ort, um Organisationen durch den Prozess des Entwerfens eines eigenen Portfolio-Kanban zu leiten, damit Sie schneller Ergebnisse erzielen. Erfahren Sie mehr dazu, wie dieses Angebot Ihren Mitbewerbern bereits helfen konnte.

Aktuelle Richtlinien ins Gedächtnis rufen

Möglicherweise ist in Ihrer Organisation bereits ein umfangreicher Softwareentwicklungsprozesses definiert, der vorgibt, welche Schritte im Projektlebenszyklus durchlaufen werden müssen. In vielen Organisationen ist diese Art von Prozess äußerst detailliert, und die Mitarbeiter ignorieren viele der Schritte einfach. Ein einfacher Prozess, den die Mitarbeiter tatsächlich befolgen, ist schlüssiger als ein komplizierter Prozess, den niemand befolgt.

In einem Kanban-System definieren einfache Richtlinien, wann Elemente auf dem Board verschoben werden können. Je einfacher die Richtlinien sind, desto eher werden sie befolgt. Stellen Sie jedoch sicher, dass die wirklich wichtigen Aktivitäten auch repräsentiert sind. Stellen Sie sich die einzelnen Richtlinien als eine einfache Checkliste vor, die abgehakt werden muss, bevor ein Element verschoben werden kann. Nachfolgend sind einige Beispiele für Richtlinien auf der Funktionsebene aufgeführt:

Backlog Analyse Bereit zur Entwicklung
Beendigungskriterien
Pull, wenn bereit
Beendigungskriterien
- Story-Backlog ist definiert
- Schätzung ist erfolgt
- Wert und Nutzen sind klar
- Gibt es Auswirkungen auf P&P?
- Sind Änderungen an einer Website erforderlich?
- Allgemeine Entwürfe, falls erforderlich
- beim Architekturrat eingereicht
Beendigungskriterien
- Detaillierte Designs für erste Storys
- P&P-Komitee bei Bedarf benachrichtigt
- Dev pullt die erste Story

Diese Gruppe hat mit einer wesentlich umfangreicheren, idealistischen Liste von Richtlinien begonnen: Der Business-Case wurde definiert, bevor der Kunde befragt und die Wettbewerbsanalyse begonnen wurde usw. Nach einigen Monaten kam die Gruppe zu der Erkenntnis, dass dieses Vorgehen nicht die tatsächliche Arbeitsweise widerspiegelte. Daher hat die Gruppe die Richtlinien entsprechend des realen Prozesses aktualisiert. Hieraus lässt sich Folgendes ableiten:

  • Die frühen Richtlinien sind leicht zu erfüllen. Bevor Sie mit der Validierung eines Kunden beginnen, müssen Sie eine Problemaussage definieren und die Hypothesen auflisten, die Sie testen möchten. In vielen Fällen dauert dies nur wenige Minuten.
  • Der Prozess der Kundenvalidierung ist ebenfalls einfach, und Ziel hierbei ist es, ein anfängliches Backlog für die Initiative zu erstellen.
  • Der Business-Case wird erst dann erstellt, nachdem jemand mit einigen Kunden gesprochen hat.
  • Die Richtlinien sind kurz, verständlich und können als Checklisten verwendet werden.

Eric Willeke, Agile-Coach bei CA Agile Central, empfiehlt, dass Sie zunächst versuchen, Ihre vorhandenen Richtlinien zu erfassen, und dann nur diejenigen davon übernehmen, die Sie derzeit auch wirklich anwenden.

Die Richtlinien (oder die Spalten) sind beim ersten Versuch möglicherweise noch nicht richtig. Ein Kanban-Board ist ein lebendiges System, das sich ändern kann, wenn Sie herausgefunden haben, was funktioniert und wo die Engpässe sind.  

Ist die Länge der Richtlinien wirklich wichtig?

Bis zu zehn einfache Aufzählungspunkte pro Spalte sind angemessen. Sobald Sie jedoch mehr als fünf Elemente haben, wird die Wahrscheinlichkeit geringer, dass die Beteiligten die Richtlinie auch verstehen. Bei CA Agile Central haben wir viele verschiedene Richtlinienlängen ausprobiert. An einem Punkt waren die Richtlinien in einer Kalkulationstabelle gespeichert, in der die Aktivitäten für die verschiedenen Gruppen in den einzelnen Spalten definiert waren, und zwar bis zu 15 oder 20 Aktivitäten. Das Ergebnis? Keiner hat diese Richtlinien beachtet und die Elemente einfach ohne jede Disziplin weiter nach vorne geschoben. Mit einer einfachen, kurzen Checkliste auf dem Board lässt es sich viel einfacher arbeiten, und sie wird eher befolgt.

Finden von Zeit im Kalender

Ein System mit kontinuierlichem Fluss wie Kanban erfordert keinen festen Rhythmus von Meetings, wie dies bei einem Batch-basierten Prozess der Fall ist. Das Planen von Challenges kann es jedoch schwierig machen, Ihren PMO oder Ihr Produktmanagement-Team kurzfristig zusammenzurufen. Da Elemente auf höheren Ebenen manchmal Wochen oder Monate benötigen, um zwischen den Spalten verschoben zu werden, kann es hilfreich sein, eine gewisse Kadenz einzurichten, mit der das Board gemeinsam geprüft wird:

  • Auf der Initiativen-Ebene können Sie zum Beispiel mit einem monatlichen Portfolio-Rat beginnen, um die Stakeholder auf dem gleichen Stand zu halten, was den Zustand des Portfolios betrifft, und einer zweiwöchentlichen Überprüfungs- und Vorbereitungskadenz mit dem Produktmanagement-Team, um sicherzustellen, dass das Board aktuell ist.
  • Auf der Funktions- oder Erweiterungsebene ist dies nützlich, um die Überprüfungskadenz mit dem Releaseprozess abzugleichen. Wenn Releases wöchentlich durchgeführt werden, sollten Sie die Produktverantwortlichen und die Marketing-Mitarbeiter jede Woche einige Tage vor dem geplanten Release für 10-15 Minuten zusammenkommen lassen, damit die Enablement-Aktivitäten koordiniert werden können.

Verwenden des Portfolio-Kanban zur Beschleunigung

Der Schlüssel für die erfolgreiche Verwendung von Kanban ist die Beschränkung von WIP (Work-in-Progress, laufende Arbeiten). Das Reduzieren der Anzahl von Elementen "im Fluge" führt dazu, dass Elemente schneller abgeschlossen werden können.  

Welche Spalte sollte zuerst beschränkt werden?

Die meisten Initiativen-Kanbans oder Kanbans auf Projektebene haben eine Spalte für "Erstellung" oder "In Entwicklung", in der die aktive Entwicklungsarbeit geschieht. Diese Spalte ist gut für eine erste WIP-Beschränkung geeignet.  

Wenn Sie halbwegs stabile, funktionsübergreifende Teams haben, die neue Initiativen abrufen, sobald sie bereit sind, ziehen Sie die Möglichkeit in Betracht, die WIP-Beschränkung auf die Anzahl von Teams festzulegen, die Ihnen als Ausgangspunkt zur Verfügung stehen. In vielen Fällen geht es schneller, wenn mehrere Teams zusammen an Initiativen arbeiten, wobei es jedoch normal ist, dass ein Team eine Initiative abschließt, während es eine andere beginnt.

Was ist, wenn ich keine stabilen Teams habe?

Viele Unternehmen haben nicht die Möglichkeit, Arbeiten auf funktionsübergreifende Teams zu verteilen. In diesem Fall müssen Sie irgendwo einen Anfang finden. Zählen Sie die Entwickler, Tester und anderen Teammitglieder zusammen und teilen Sie diese Summe durch 7 (eine durchschnittliche Teamgröße). Verwenden Sie diese Anzahl als anfängliche Beschränkung.

Was ist, wenn ich über der WIP-Beschränkung liege?

Dann zeigt Ihr Kanban-Board Ihnen, dass Sie keine Kontrolle mehr über Ihr System haben, genau wie in der berühmten Szene aus I love Lucy.

Lucys Schokoladenberg ist jedoch sichtbar, Ihr Projektberg dahingegen ist verborgen. Das System zu beschleunigen hilft jetzt auch nichts. Was hilft ist, das Förderband anzuhalten. Sie müssen verhindern, dass noch mehr Initiativen den Zustand "In Bearbeitung" erreichen. Im Allgemeinen müssen Teams und Leiter wissen, dass neue Initiativen nur dann abgerufen werden können, wenn sich das System unter den Beschränkungen befindet.

Die meisten Ihrer Projekte gehen möglicherweise deshalb langsam voran, weil die Ressourcen auf zu viele Projekte auf einmal verteilt sind. Sie müssen in der Spalte "Erstellung" klare Prioritäten setzen, damit die Mitarbeiter ihre Energien darauf konzentrieren können, die Elemente darin abzuschließen. Manchmal ist es das Beste, sich auf die Elemente zu konzentrieren, die am schnellsten abgeschlossen werden können, ungeachtet des geschäftlichen Werts (weitere Informationen finden Sie im Buch The Principles of Product Development Flow von Don Reinertsen, Seite 131).

Wenn Ihre Spalte "In Entwicklung" unter der WIP-Beschränkung liegt und alle Elemente täglich Fortschritte zeigen, können Sie damit beginnen, die anderen Spalten in Ihrem System zu betrachten. Wenn Sie links über eine Spalte "Bereit" mit Initiativen verfügen, die darauf warten, in die Entwicklungsspalte verschoben zu werden, ist diese Spalte möglicherweise gut für eine WIP-Beschränkung geeignet. Wenn es häufig auch eine gute Idee ist, einige Initiativen bereit zu haben, die von Teams abgerufen werden können, kann diese Warteschlange eine Verpflichtung bedeuten, mit einem Element zu beginnen, wodurch die Agilität eingeschränkt wird.

Feedback

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