So funktioniert Kanban

"Kanban" bezeichnet in der Regel ein Board, das zum Visualisieren des Arbeitsflusses dient. Die Bezeichnung kann sich auch auf die Karten beziehen, die auf dem Board vorhanden sind. Die Kanban-Methode umfasst eine Reihe von Prinzipien und Maßnahmen für die Verwaltung und Verbesserung des Arbeitsflusses.

Wenn Sie die Kanban-Methode verwenden, haben Sie auch immer ein Board. Kanban-Boards werden selbst dann verwendet, wenn die Mitarbeiter eines Unternehmens sich nicht nach den Kanban-Prinzipien richten. Diese Boards sind jedoch eine wertvolle Hilfe, um den Fortschritt der Arbeiten an einem Projekt oder einer anderen Unternehmung besser zu verstehen und zu vermitteln.

Oben sehen Sie ein einfaches Kanban. Die Arbeitselemente auf den Karten werden von links nach rechts durch die Spalten bzw. Zustände verschoben.

Das Ziel eines Kanban-Systems ist es, dass die Arbeiten vom Beginn bis zu ihrem Abschluss reibungslos verlaufen, ohne unnötiges Verlangsamen oder Anhalten.

Kanban-Teams schränken die Anzahl der Elemente ein, an denen sie gerade arbeiten (Work-in-Progress oder WIP), um die Zykluszeit für den Abschluss der einzelnen Arbeiten zu reduzieren.

Kanban umfasst die folgenden Themen:

Die wichtigsten Kanban-Methoden

Hierbei handelt es sich um die grundlegenden Aspekte eines funktionierenden Kanban-Systems. Es ist oft sinnvoll, dem Team diese Aspekte nacheinander vorzustellen.

  1. Visualisieren des Arbeitsflusses: Dies kann mit einem Diagramm dazu beginne, wie die Arbeiten im Team erledigt werden: die Schritte, Übergaben, Entscheidungen, Arbeitswarteschlangen, Bedarfsmuster usw. Letztendlich nimmt dies die Form eines Kanban-Boards an, entweder mithilfe eines elektronischen Tools oder anhand von Klebezetteln auf einem Whiteboard.
  2. Nachfolgend ist ein einfacher Arbeitsablauf dargestellt:

    Und so könnte er auf einem Kanban-Board aussehen:

  3. WIP beschränken: Kanban-Teams legen Beschränkungen (Limits) für die Anzahl der Arbeitselemente fest, die sich in den einzelnen Spalten auf dem Board befinden können. WIP-Limits dienen dazu, die Kapazität des Teams darzustellen. Es ist normal, dass sich die Limits weiterentwickeln, da das Team im Laufe des Projekts mehr darüber erfährt, was am besten funktioniert, um einen reibungslosen Ablauf mit geringen Zykluszeiten zu vereinbaren.
  4. Die Spalte "Fertig" hat kein Limit, jedoch die meisten bzw. alle der anderen Spalten.

  5. Management-Richtlinien explizit darstellen: Kanban-Teams definieren einfache Regeln, wie die Arbeiten für verschiedene Arten von Arbeitselementen fließen, wann ein Element in den nächsten Status übergeht und wie blockierte Elemente gekennzeichnet und verwaltet werden sollen. Diese werden häufig in der Nähe des Boards angegeben. Sie entwickeln sich mit der Verbesserung des Teams weiter.
  6. Es ist üblich, Richtlinien für die einzelnen Zustände aufzustellen, sowie allgemeine Richtlinien oder Arbeitsvereinbarungen innerhalb des Teams und mit anderen Interessenvertretern.

  7. Arbeitsfluss verwalten: Teams verwenden die Daten, die sie zur durchschnittlichen Zykluszeit und anderen Kennzahlen sammeln, zusammen mit den Informationen über den aktuellen Status der Arbeit auf dem Board, um die Arbeiten so zu verwalten, dass der höchste Wert in der kürzesten Zeit erzielt werden kann.
  8. Teams setzen alles daran, eine minimale Zykluszeit mit maximalem Durchsatz zu erreichen.

  9. Sich zusammen weiterentwickeln: Ein Kanban-System hebt die wichtigsten Möglichkeiten zur Verbesserung hervor. Teams arbeiten zusammen als Gruppe an diesen Möglichkeiten und wenden Methoden zur Problemlösung an, um die Ursachen zu ermitteln sowie Lösungen zu formulieren und zu testen.
  10. Dieses Board weist blockierte Elemente auf (dargestellt durch die roten Markierungen). In der Spalte C sind keine Arbeiten vorhanden und Spalte A ist blockiert, da sowohl die Spalte A als auch die Spalte B ihre Limits erreicht haben.

Verbesserung

Teams, die Kanban verwenden, achten besonders auf Engpässe. Sie arbeiten daran, solche Engpässe schnell zu beseitigen und die Arbeit wieder in Fluss kommen zu lassen. Außerdem suchen sie nach Möglichkeiten, das erneute Auftreten von Engpässen in der Zukunft zu verhindern. Dies ist das Herzstück der fortlaufenden Verbesserung des gesamten Arbeitsflusses und ein wesentliches Konzept von Kanban.

Oben sehen Sie ein Beispiel für ein Board mit einem deutlichen Engpass in Spalte B, die das Limit überschritten hat. Spalte A ist blockiert, und Spalte C wartet auf Arbeit. Die WIP-Limits werden in Rot angezeigt.

Kanban-Boards

Die meisten Boards beginnen mit "Bereit" und enden mit "Fertig". "Bereit" bedeutet, dass die Arbeit in den Arbeitsfluss des Teams übernommen wurde. Diese Spalte ist eine Warteschlange: Während sich eine Karte in diesem Zustand befindet, werden keine Arbeiten daran durchgeführt. Jeder Status gibt den Typ der hauptsächlichen Arbeit an, die durchgeführt wird, während sich die Karte in der Spalte befindet. Das Team könnte jedoch beispielsweise ein frühes Testing durchführen, während sich die Karte noch im Zustand "Build" befindet.

Beschleunigen

Wenn sich ein Team um einen Notfall oder kritische Arbeiten kümmern muss, die zu einer Blockierung anderer Karten führen könnten, kann ein Beschleunigungsprozess angewendet werden. Wenn sich eine beschleunigte Karte auf dem Board befindet, kann das Team die WIP-Limits ignorieren, bis die Arbeiten auf der Karte abgeschlossen sind. Wir empfehlen, eine Vereinbarung für das Beschleunigen von Karten so zu treffen, dass zu jedem Zeitpunkt jeweils nur eine Karte diesen Status haben kann.

Verwenden Sie in CA Agile Central Kartenfarben, um eine beschleunigte Anforderung zu kennzeichnen. Einigen Sie sich zuvor auf eine Farbe, und verwenden Sie diese Farbe nicht für andere Karten.

Kennzahlen

Kanban definiert nur einige spezifische Kennzahlen. Der Zweck dieser Daten liegt darin, das Team beim Treffen von Entscheidungen zu unterstützen, mit denen der Arbeitsfluss optimiert sowie Verbesserungen vorangetrieben und gemessen werden können.

Zykluszeit (CT): Diese Kennzahl ist die wichtigste Kanban-Kennzahl. Sie bezeichnet die Zeit, die ein Element auf dem Board verbringt, vom Zustand "Bereit" bis zum Zustand "Fertig". Dabei ist dies keine Messung des Aufwands, sondern der verstrichenen Zeit in Tagen. Das Reduzieren der durchschnittlichen Zykluszeit (CT) ist häufig ein Hauptziel des Kanban-Teams.

CT-Vertrauensstufe: Ein Team kann einfache Statistiken auf die Zykluszeiten von Elementen anwenden und so Vertrauensstufen ermitteln, die angeben, wie lange neue Arbeit voraussichtlich dauern wird. Dies kann dann verwendet werden, um die Erwartungen mit den Interessenvertretern abzustimmen.

In diesem Beispiel werden 75 % der Arbeitselemente für das Team in ca. 8 Tagen und 95 % in etwa 12 Tagen erledigt.

Durchsatz (TP): Dies ist die Anzahl der Elemente, die das Team zuverlässig in einem bestimmten Zeitrahmen erledigen kann. TP ist die wichtigste Kennzahl für die Kapazität.

Littles Gesetz: CT sind TP durch eine einfache Formel verbunden, die als "Littles Gesetz" bezeichnet wird. Dieses Gesetz lautet "TP = WIP/CT". Aus dieser Formel ist ersichtlich, dass sich bei einer bestimmten WIP der Durchsatz erhöht, wenn sich die Zykluszeit reduziert. (Quelle: Littles Gesetz wird in der Regel als "L=λW" angegeben.)

Fälligkeitsdatumsleistung: Wenn einige Arbeitselemente über Fälligkeitsdaten verfügen (und Richtlinien vorliegen, die dies regeln), dann ist es hilfreich, eine Kennzahl zu haben, die die Anzahl der darüber oder darunter liegenden Tage für jedes Element verfolgt. Ziel ist es, so nah am Fälligkeitsdatum wie möglich zu liegen.

Blöcke: Ein Datensatz von Blöcken und deren Dauer hilft dabei zu beschreiben, wie sich das System im Laufe der Zeit weiter verbessert. Das Reduzieren der Blöcke führt automatisch zu einer reduzierten CT.

Qualität: Die meisten Teams sind sich darüber einig, dass eine Kennzahl zum Nachverfolgen der Qualität im Laufe der Zeit eine Grundvoraussetzung ist. Dabei handelt es sich häufig um die anfänglichen oder behobenen Defekte pro Zeitraum. Da höhere WIP häufig mit einer Verringerung der Qualität einhergeht, ist dies ein wichtiger zu messender Aspekt.

Prinzipien

Kanban wurde – neben anderen Disziplinen – auf Grundlage der Prinzipien des Lean Manufacturing entwickelt und verwendet viele der wichtigen Konzepte dieses Ansatzes. Dazu gehören:

  • Systemdenken: Das Hauptaugenmerk liegt auf dem Liefersystem als Ganzes und wie sich Ereignisse und Änderungen darauf auswirken.
  • Lernen: Es wird hervorgehoben, wie wichtig es ist, Daten zu erfassen, zu interpretieren und anzuwenden sowie Erfahrungen und Erkenntnisse zu sammeln, um die Verbesserung des Systems voranzutreiben.
  • Arbeitsfluss: Ziel ist die Förderung und Aufrechterhaltung eines reibungslosen Arbeitsflusses durch das System, wobei Nacharbeiten, Stillstände, Engpässe und Warteschlangen minimiert werden sollen.
  • Pull-Prinzip: Arbeiten werden nur dann in das Gesamtsystem (oder einen bestimmten Zustand) aufgenommen, wenn Kapazitäten frei werden, anstatt Arbeiten basierend auf einem Zeitplan oder Entscheidungen von außen einzubeziehen.
  • Slack-Prinzip: Kapazitäten werden reserviert, um auf normale Abweichungen oder unerwartete Bedingungen reagieren zu können, anstatt die Kapazitäten der einzelnen Mitarbeiter bis aufs Letzte auszuschöpfen.
  • Swarm-Prinzip: Auftretende Probleme werden so schnell wie möglich mithilfe aller Ressourcen bearbeitet, um den Arbeitsfluss weiter voranzutreiben.

Weitere Konzepte

Die unten aufgeführten Themen stellen Ihnen erweiterte Kanban-Konzepte vor. Möglicherweise sollte ein Team diese detaillierten Betrachtungen zunächst einmal außen vor lassen, bis es Erfahrungen mit dem Kanban-System gesammelt hat und über ausreichend Daten verfügt, um bessere Entscheidungen treffen zu können.

Arbeitselementtypen

Die meisten Teams versuchen, die Bedarfsmuster ihrer Arbeit zu erfassen und die Typen von Elementen zu erkennen, mit denen sie arbeiten. Dies kann ganz einfach deren Einteilung in die Größen S, M und L sein, oder jede andere sinnvolle Unterteilung. Kennzahlen können dann anhand dieser Typen gefiltert werden, und mithilfe dieser Informationen kann die Vorhersagbarkeit des Teams insgesamt erheblich verbessert werden.

Serviceklassen

Wenn ein Team über ausreichende Daten und genügend Erfahrung verfügt, kann es möglicherweise eine begrenzte Anzahl von Arbeitselementtypen identifizieren und dann entsprechende Richtlinien entwickeln, um den Arbeitsfluss und den gelieferten Wert zu optimieren. Richtlinien können Informationen zur Priorisierung und zum Abrufen von Arbeiten sowie Auslöser zum Behandeln von Problemsituationen umfassen.

Teams entwickeln Serviceklassen, die ihre individuellen Anforderungen zu erfüllen. David Anderson schlägt vier Serviceklassen vor, um die Flexibilität und Zufriedenheit der Stakekholder zu verbessern:

  • Beschleunigen
  • Festes Lieferdatum: Elemente mit einem gültigen Grund für die Einhaltung eines bestimmten Datums, wie z. B. einer vertraglichen oder gesetzlichen Verpflichtung. Kanban vermeidet die willkürliche Festlegung von Daten.
  • Standard: Die allgemeine Klasse von Elementen mit normaler Dringlichkeit.
  • Nicht greifbar: Elemente mit niedriger Priorität, deren Verzögerung keine erheblichen (oder dringenden) Kosten mit sich bringt.

SLAs

Basierend auf Informationen über Zykluszeiten, Vertrauensstufen und Richtlinien, die mit verschiedenen Serviceklassen verknüpft sind, können Service Level Agreements (SLAs) mit Interessenvertretern abgeschlossen werden. SLAs beziehen sich auf die Erwartungen der Stakeholder, wie lange es – mit einer gewissen Vertrauensstufe – bis zum Abschließen eines Arbeitselements dauern sollte, basierend auf der in der Vergangenheit gezeigten Teamleistung bei der Lieferung ähnlicher Elemente. SLAs sind kein Versprechen, etwas in einem bestimmten Zeitrahmen zu liefern, sodass einige der Meinung sind, "Service Level Expectations" wäre hier der bessere Begriff.

Kanban-Skalierung

Kanban entwickelt sich sehr schnell weiter und bietet immer mehr Möglichkeiten, auch größere und komplexere Lieferkontexte verwalten zu können. Systeme mit mehreren Ebenen unterstützen immer mehr Teams dabei, ihre Arbeit zu verwalten und zu verbessern.

Kanban wird darüber hinaus auch auf weiter gefasste Aspekte der Arbeitsverwaltung angewendet, einschließlich Ermittlungs- und Entscheidungsprozesse für die Programm- und Portfolioverwaltung sowie zum Bereitstellen von zusammengefassten Ansichten komplexer Bereitstellungsszenarien.

Weiterführende Informationen

  • Implementing Lean Software Development, Mary und Tom Poppendieck, Addison-Wesley, 2007.
  • Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology Business, David J. Anderson, Blue Hole Press, 2010.
  • Lean from the Trenches, Henrik Kniberg, Pragmatic Programmers, 2011.
  • Priming Kanban, Jesper Boeg, Trifork A/S, 2011.
  • Scrumban, Corey Ladas, Modus Cooperandi Press, 2008.
  • Theory of Constraints, Eliyahu Goldratt, North River, 1999.

Feedback

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